【採用コンサルティング事例】業務改善～コア業務・ノンコア業務を整理することで最適な組織体制を実現～

長引くコロナの影響を受けバックオフィスの配置転換や、アウトソーシングしていた業務の見直しに踏み切る企業様も多いのではないでしょうか。当社でも「少ない人数でスピーディーに業務をこなさなければならない」というご相談をよくいただいております。

今回は人事のコア業務・ノンコア業務を整理したことで 最適な組織体制が実現でき業務負荷軽減につながった事例をご紹介いたします。

ご提案事例

【起きていた問題】

人事3名でグループ会社3社を含む新卒・中途・アルバイトの採用を行っていましたが、メンバー1名の退職が決定し2名で各社の採用業務をこなさなければならない状態に。
出店のスピードが速く、人事の欠員が長期化すると新卒・中途・アルバイトすべての採用が滞る可能性がございました。

【課題】

(1)欠員確認・求人手配・受付・面接設定など業務が多岐にわたるため仕事難易度が高い。
※正社員媒体で何度か人事の欠員募集を行うも採用に至らず。

(2)スピーディーな採用決定が必要。

【解決方法】

(1)採用プロセスの整理

まずは人事担当者が行っている業務を全て洗い出し。


業務の内容は多岐にわたりますが、ひとつひとつ見ていくと経験やスキルが必要な業務は限られていることがわかりました。

更に、担当にしか出来ない仕事と誰でも対応出来そうな仕事を分別していくと下記のような結果に。


誰でも対応できそうと判断した仕事は、毎日発生する業務ではなくPC入力や電話対応など基本的な事務スキルがあれば対応できる事から正社員採用に拘らなくても良いという結論がでました。


(2)アルバイト雇用のアシスタントを採用

（1）の結果に加え、通常正社員採用は1～2ヶ月程採用決定までに時間がかかるのに対し、アルバイト採用は1週間間程度で採用決定できることから、アルバイト雇用のアシスタント募集を行うことをご提案いたしました。

また、電話応対が多い時間・事務業務に集中する時間など業務に波があるため、コアタイムを設け、出勤時間・退勤時間をフレキシブルにしていただきました。

【結果】

応募18件

33歳主婦、24歳フリーター2名の採用に成功し、新卒・中途・アルバイトの採用が滞りなく行える組織体制になりました。

まとめ

弊社では、組織体制の変更など人材に関わる全ての領域において根本的な課題解決に向けたご提案をさせていただいております。どのように課題を解決したらいいのかわからないなどございましたら、無料相談も承っておりますのでお気軽にお問い合わせください。


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編集・執筆/株式会社アクシアエージェンシー　FMコンサルティング事業部

 

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