スカウトに返信が来ない原因とは？スカウトの返信率を上げる8つのポイントを解説【文例付き】

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スカウトの返信率とは

スカウトの返信率とは、送信したスカウトメールに対して、返信があった割合のことです。スカウトメールの返信率は平均して10％前後で、高くても20％ほどです。
このように、基本的にあまり返信は得られないものと考えておく必要があります。その中でも返信率が5％を下回っているようなら、改善の余地があると考えてよいでしょう。ただ、スカウトの返信率については公の統計データがあるわけではなく、活用する媒体（転職サイトなど）や自社の知名度、求める職種によっても数値は変動します。

例えば、名だたる大企業からスカウトが届けば、多くの人が「返信だけはしておこう」と考えるはずです。一方で、ITエンジニアのように採用競争の厳しい職種では求職者のもとに多くのスカウトが届くため、返信率も2～3%程度しか得られない場合もあります。

活用する採用媒体を検討する際、返信率が高いwebサイトを選ぶことに越したことはありません。しかし、返信率は様々な要因によって変動することを踏まえると、他社の平均値に左右されず、自社のなかで統計を取って数値の改善に努めることが重要になります。

スカウトメールの改善を行ううえで返信率以外で参考になるのは、以下の要素です。

◆送信数

スカウトメールの送信数は、多ければ良いわけではありません。いたずらに送信数を増やしても、返信が増えるわけではないからです。また、優秀な人材へ片っ端からスカウトメールを送っても、ミスマッチによる早期離職などのリスクも高まります。

自社の採用要件を明確にしていけば、自ずとスカウトメールを送る候補者の数は絞られていきます。そのなかで、一定数の送信を保てるよう、妥協できるスキルや経験の優先順位を確認し、自社での活躍が期待できそうな人材へスカウトメールを送りましょう。

◆開封率

スカウトメールの開封率は、主にメールの件名の評価につながります。メールが開封されていないということは、候補者に刺さるワードを使えていないか、候補者を遠ざけるようなワードが含まれていると考えるべきでしょう。

◆求人閲覧率

スカウトメールのリンクから求人票を確認した割合が求人閲覧率です。求人閲覧率は、メールの文面を評価する指標です。スカウトメールの文面が魅力的であれば、より詳細な条件面を確認するために求人票を確認するからです。

ただ、すべてのスカウトサービスで求人閲覧率を確認できるわけではありません。

スカウトに返信が来ない原因

スカウトメールに返信が来ない原因について解説します。自社のスカウトメールと照らし合わせて、当てはまる部分がないか確認してみましょう。

◆テンプレート（定型文）で送信している

スカウトメールの文面がテンプレート（定型文）だと、返信率を下げる原因となります。

少子高齢化を背景とした「売り手市場」が続く現在、多くの求職者はスカウトメールを受け取ることに慣れています。そのため、一読して明らかにテンプレートで一括送信しているようなメールには返信しなくなっています。

とくに「○○職で活躍されている方」といった、「自分でなくともいい」と感じられる文面があると返信する意欲は大きく低下してしまいます。

◆候補者の志望業界や経験に合っていない

候補者の志望業界や経験を問わずにスカウトメールを送っても、基本的に返信は得られません。

とくに人手不足にあえぐ業界では「一人でも関心を持ってくれれば」と無差別にスカウトを送る場合がありますが、こうした行為はリスクを伴います。求職者側もスカウトサービスへの理解が深まっているので、自身の経歴・経験と異なる企業からスカウトを受け取ると、悪印象を抱く可能性があるためです。

具体的には「人材の適性を見ずに採用しようとする会社」「誰にでもスカウトを送るほど人手不足（離職率が高い）の会社」といった印象につながり、さらにスカウトメールの返信率を下げてしまう恐れがあります。

◆求職者にとってネガティブな言葉が含まれている

スカウトメールの文面に求職者にとってネガティブな言葉が含まれていると返信率が低下します。

具体的に「急募」「大量採用」「学歴不問」といった言葉は、離職者が多いイメージにつながりがちです。こうした言葉は、企業優位の「買い手市場」だった時代であれば「採用されやすそう」とプラスに働きましたが、現代ではむしろ企業の質に不信感を抱かれてしまいます。

スカウトメールの文面は、求職者がどう受け取るかを第一にして考える必要があるのです。

◆自社のことばかり書かれている

スカウトメールでありがちな失敗が、自社のことばかり書かれている文面です。「自社の魅力を伝えないと応募につながらない」と思うかもしれませんが、飛び込み営業に応対する場面を想像すれば、自社のことばかり伝えるメールが良くないとわかるはずです。

例えば、飛び込み営業にいきなり長々と商品の説明をされて、興味を持つでしょうか。それよりも自社の特徴や強みについてよく調べており、その上で商品を提案されるほうが興味を引かれるはずです。

スカウトメールも同じで、突然見知らぬ企業から自社について長々と説明されても求職者の意欲は高まらないのです。

スカウトメールの返信率を上げる8つのポイント

スカウトメールの返信率を上げるためには、具体的にどのような取り組みが必要となるのでしょうか。8つのポイントから解説していきます。

①候補者が開封したくなる件名にする

活用する採用媒体によっても異なりますが、ぱっと目に入るメールの件名はせいぜい20字ほどです。そのなかで、候補者が開封したくなる文言を含めるのがポイントになります。


件名の文字数は限られていますので、奇をてらわずに必要な言葉に焦点を絞ることが大切です。また、件名に「急募」などのネガティブに感じる文言が含まれていると、開封すらされずに削除されてしまう恐れがあるので気をつけましょう。

②候補者に刺さる文面をイメージする

スカウトメールで、すべての人に刺さる文面を作るのは不可能です。重要なのは、候補者に刺さる文面をイメージし、仕上げていくことです。

例えば「月収○万円以上」「転職者の○割が年収アップ」といった売り文句は、向上心の高い営業職には魅力的な文言になります。一方で、ワーク・ライフ・バランスを重視する求職者にとっては「ノルマが厳しそう」「営業色が強そう」といったネガティブな印象を与えてしまいます。

職種や登録情報から、候補者が会社に対して何を求めているかをイメージして、自社から提供できるものを文面に並べることができれば、自ずと返信率も高まっていくでしょう。

③求職者のトレンドを押さえる

「候補者に刺さる文面」の延長として、求職者のトレンドを押さえることが重要となります。

例えば「リモートワーク・テレワーク」は、転職意欲を強く刺激する言葉といえます。国土交通省の調査によれば、テレワーカーの約89%が継続意向を持っているというデータも出ています。
参考：国土交通省「令和３年度テレワーク人口実態調査－調査結果－」

会社からテレワークを打ち切られた人材に対して、テレワークを保証するスカウトメールを送れば、高確率で返信が得られるのは間違いありません。
このように、自社の福利厚生や働き方のなかから候補者に響くものを押し出せれば、返信率は向上していくはずです。

④候補者のどこに魅力を感じたかを伝える

スカウトメールの文面では、候補者のどこに魅力を感じたかを伝えましょう。登録情報にしっかりと目を通したうえでスカウトを送ったことが伝わり、返信率が高まります。

さらに、候補者の能力・経験から自社でどのような活躍を期待するかまで伝えられると、より熱意が感じられ、入社後の活躍イメージも湧きやすくなります。

⑤同じ候補者に2通目のスカウトメールを送る

なんとか返信がほしいと評価した候補者に対しては、2通目のスカウトメールを送るのも効果的です。

多くの場合、スカウトメールを送信するのは1通きりなので、2通目のスカウトメールが届けばわかりやすく熱意が伝わります。また、単に候補者が返信を失念している可能性もあるので、リマインドの効果も期待されます。

ただし、全く同じメールを送るのは印象が良くありません。2通目のメールでは、重ねてメールを送ることをお詫びしたうえで、異なるアピールを行うとよいでしょう。
なお、2通目で返信が得られない場合は応募の意志はないと考えられますので、3通目以降は会社の印象を下げかねないので控えましょう。

⑥応募後のアクションのハードルを下げる

スカウトメールの段階では、返信率を上げるために返信・返信後のアクションのハードルを下げることがポイントになります。

転職意欲が高まっていない候補者や、多くのスカウトが届く優秀な候補者に対して本面接を提案しても、返信意欲が減退するおそれがあります。現在はオンライン面接が普及しましたので、カジュアルな形式でのweb面談を提案するのがよいでしょう。

⑦アクティブな候補者へ優先的に送信する

スカウトメールを送信する際は、新規登録者や登録情報を更新したばかりのユーザーなど、アクティブな候補者を優先しましょう。

転職潜在層は「一応、転職サイトやスカウトサービスに登録しておく」程度の熱量しか持たない人材も少なくありません。「プロフィールの更新が一ヶ月以上ない」「ログインが途絶えている」といったユーザーにスカウトメールを送信しても、確認すらされない可能性があります。
その点、アクティブな候補者は今まさに転職意欲が高まっているため、メールの開封率も高く、返信を得られる可能性が高くなります。

⑧自社ホームページの情報を見直す

スカウトメールの返信率を上げるためには、メールの改善だけでなく、自社のホームページを見直すことも大切です。

大手人材系会社の調査によれば、転職活動者の約9割は企業のホームページを確認するというデータが出ています。スカウトメールの返信前にやり取りをするに値する企業か確認するため、ホームページにアクセスする可能性は高いでしょう。
そのとき「ホームページの情報が更新されていない」「求人票の内容と食い違う部分がある」といった状態では、スカウトメールへの返信はまず得られなくなってしまいます。できれば、自社の雰囲気が伝わり、入社後のイメージが膨らむようなコンテンツを整備しておきましょう。

スカウトメールの文例

ここまでの解説をもとにして、スカウトメールの文例をご紹介します。文面は簡潔に、業務内容の詳細を含めて500字ほどでまとめるのが理想となります。

まとめ

スカウトメールの返信率は、活用する媒体や自社の知名度、求める職種によって変動するため、他社の数値を意識するのは得策ではありません。自社内で統計を取り、その数値を改善していくことに努めましょう。

スカウトメールに返信が来ない原因としては、テンプレートでの送信や候補者の志望業界に合わないなど、候補者に対して時間と労力を割いていない場合がほとんどです。

まずは、候補者に刺さる件名・文面を作成するため、何が候補者にとって響くのかを考えましょう。そのうえでアクティブな候補者への送信や2通目のスカウトメールなど、ちょっとしたテクニックを用いることで、スカウトメールの返信率は向上していくはずです。

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編集・執筆/株式会社アクシアエージェンシー HRコンサルティング事業部  

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