【企業側向け】人事担当者がWEB面接で注意すべきポイントを解説！

コロナ禍で面接のスタンダードになりつつあるWEB面接。求職者だけでなく、人事担当者も手探りでWEB面接を実施していることも多く、まだまだ対面での面接のように上手くできていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか？

今回はそんな面接担当者に向けて
・WEB面接を導入する際に企業側が注意すべきポイントことは何か？
・求職者の”その人らしさ”を引き出すコツとは？
・WEB面接を成功させるには？
の3つについて解説していきます。WEB面接の成功に活かせる情報を探している人事担当者はぜひ一読してみてください。


■人事担当者がWEB面接で注意すべき5つのポイント【面接前の準備編】
人事担当者がWEB面接前に確認すべき5つのポイントがあります。ポイントは以下の通りです。

1.ネット環境の確認
2.音声環境の確認
3.事前に連絡先を交換
4.面接の時間配分
5.模擬面接をしておこう

これら5つのポイントを面接前に確認しておきましょう。
まずはネット環境の確認についてみていきましょう。


＜ポイントその1:ネット環境の確認＞
ポイントその1は、ネット環境の確認です。
なぜなら、面接日にネット環境の不具合が発覚しても対応に時間がかかるためです。予期せぬ不具合が起こらないようネット環境は事前に確認しておきましょう。
ネット環境が悪くなりやすい条件をいくつかご紹介します。参考にしてみて下さい。

・ポケットWi-Fi(通信制限で不安定になる)
・地下や重厚な建物の中(電波が通りにくい場合がある)
・近くに干渉物が多い
・フリーWi-Fi

特にフリーWi-Fiは情報漏洩につながることもあるので使用を避けましょう。


＜ポイントその2:音声環境の確認＞
ポイントその2は、ネット音声環境の確認です。
ネット環境と同じく、不具合が発覚しても即時に対応をすることが難しい為です。音声環境が悪いと、面接でのタイムロスや学生からの印象を下げることに繋がりかねません。
仕事での電話中、取引先の音声環境が悪い場合、相手方に決して良い印象を持たないでしょう。WEB面接において音声環境も非常に重要なポイントの一つです。しっかりと対策をしましょう。


＜ポイントその3:事前に連絡先を交換＞
ポイントその3は、事前に連絡先を交換することです。
連絡先をメールのみなどにしてしまうと、万が一の緊急連絡ができない。または、緊急連絡に気づきづらいなどのアクシデントが発生してしまう為です。WEB面接は求職者も含めて慣れていない為、アクシデントはつきものです。
連絡先がメールのみの場合、提供しているサーバーが落ちてしまえば連絡を取ることが不可能になってしまいます。
万が一に備え、連絡先を最低2つ以上は伝える様にしましょう。


＜ポイントその4:面接の時間配分＞
ポイントその4は、面接の時間配分を確認することです。 WEB面接では、対面の面接時には起きない様なトラブルが発生する場合があります。対応に追われ、求職者の話を十分に聞くことができなくては非常に残念です。例えば、アクシデントが発生し、求職者からの逆質問の時間が無くなってしまったとします。求職者は聞きたい事を聞けず、その後の選考を躊躇してしまう可能性があります。 普段の面接よりゆとりを持って(目安は1.2倍)、時間配分を決める様にしましょう。


＜ポイントその5:模擬面接をしておこう＞
ポイントその5は、模擬面接をしておくことです。
いつも通りで大丈夫。この慢心は捨てた方が良いでしょう。対面とWEB面接では、伝わり方が全然違うことが多々あります。伝わり方の違いで、印象を下げてしまうことは非常に勿体ないことです。
例えば、電話では怒っている様に感じた友人が、実際は全く起こっていなかった。この様な経験はないでしょうか？
面接練習は求職者がするものという前提を捨てて、しっかりと模擬面接を行いましょう。


■人事担当者がWEB面接で注意すべき6つのポイント【面接編】
人事担当者がWEB面接をする際に注意すべき6つのポイントがあります。ポイントは以下の通りです。

1.アイスブレイクは欠かせない
2.トラブル時の対応を決めておく
3.会話の速さはゆっくりと
4.部屋の照明は少し明るめに
5.カメラの画角は要注意！
6.リアクションは大袈裟くらいが丁度良い

これら6つのポイントを面接時に心がけましょう。まずはアイスブレイクの必要性についてみていきましょう。


＜ポイントその1:アイスブレイクは欠かせない＞
ポイントその1は、適度にアイスブレイクを行うことです。
適度にアイスブレイクをする事で、求職者の緊張もほぐれ、”その人らしさ”を引き出しやすくなります。当たり前ですが、求職者は選考される立場であるため非常に緊張しています。求職者の緊張をほぐす事に努めなければ、面接担当者が求職者の良い部分を知る事なく終わってしまい、正しい選考ができなくなる可能性があります。アイスブレイクは非常に重要ですが、時間をかけすぎると面接時間がなくなってしまうので、3~5分程度の短い時間に留めましょう。


＜ポイントその2:トラブル時の対応を決めておこう＞
ポイントその2は、トラブル時の対応を決めておくことです。
慣れないWEB面接では、予期せぬアクシデントが発生してしまうこともあるでしょう。迅速に対応できる様、備えることが必要です。
WEB面接において、発生しがちなトラブルを4つ紹介します。

・web面接室に入れない。
・相手の声が聞こえない。
・オンライン上で会話の遅延などが発生し、十分な面接が行えない。
・ツール自体が不具合を起こしている。

これらのトラブルが発生した場合の対処法を、社内で話し合い、迅速に対応できる様にしておきましょう。


＜ポイントその3:会話の速さはゆっくりと＞
ポイントその3は、会話の速さをゆっくりにすることです。
ゆっくりと話すことは、WEB面接のみならず非常に重要です。ゆっくりと話すことで、しっかりと意思疎通を行うことができます。
人は緊張すると自然に早口になってしまいます。「この場から早く逃れたい」と、本能的に感じてしまうからです。話は「伝えたかどうか」よりも「伝わったかどうか」が非常に重要です。
ゆっくりと話すことを心がけましょう。しかし、あまりにもゆっくりすぎると、適切な緊張感がなくなってしまう為、時には緩急をつけることも重要です。


＜ポイントその4:部屋の照明は少し明るめに＞
ポイントその4は、部屋の照明は少し明るくしておくことです。面接環境が自由なWeb面接において、照明は非常に重要です。
面接準備を万全にしても、画面に映る姿が良くないとイメージが悪くなってしまう可能性があります。部屋の明るさに気を使っていたとしても、顔に影ができることで暗いイメージに思われてしまうこともあります。特に在宅勤務の場合、オフィスと違い照明が不十分なケースがあります。照明器具などを活用して印象を落とさない様にしましょう。


＜ポイントその5:カメラの画角は要注意！＞
ポイントその5は、カメラの画角には注意しておくことです。 WEB面接においてカメラの画角は非常に重要です。相手に与える印象を左右する重要な役割を担っています。
Web面接時のカメラについて、気を付けたいポイントを3つご紹介します。

・カメラの位置と自分の頭の位置を水平にする。
・顔をカメラに近づけない様にする。
・カメラを見ながら話す様にする。

以上の3点を念頭に置き、WEB面接に臨む様にしましょう。


＜ポイントその6:リアクションは大袈裟くらいが丁度良い＞
ポイントその6は、リアクションは大袈裟にすることです。
リアクションが薄いのはNG行為です。求職者の話には少し大袈裟なくらいのリアクションでしっかりと反応しましょう。
面接官のリアクションが薄いと「しっかりと聞いてくれているか？」「話を理解してもらえているのか？」求職者は不安になってしまいます。オンラインではこちらの反応が伝わりにくくなりますので、少し大袈裟なリアクションを心がけましょう。


■人事担当者がWEB面接で注意すべき3つのポイント【面接後】
人事担当者がWEB面接後に注意すべき3つのポイントがあります。ポイントは以下の通りです。

1.記憶が新しいうちにデータ化をする
2.採用通知は迅速に行う
3.社内データを構築しよう

これら3つのポイントを面接後に心掛けましょう。まずは記憶が新しいうちにデータ化する必要性についてみていきましょう。


＜ポイントその1:記憶が新しいうちにデータ化をしよう＞
ポイントその1は、記憶が新しいうちにデータ化をすることです。面接後なるべく早くデータ化する事を心がけましょう。
エビングハウスの忘却曲線によると、人間の記憶は20分後には約40%を忘れてしまうとも言われています。1日後にはなんと約70%も忘れてしまいます。昨日の会議の内容が思い出せないことなど、経験としてありませんか？
面接の内容は採用の重要なファクターです。面接後はなるべく早くデータ化しましょう。


＜ポイントその2:採用通知は迅速に＞
ポイントその2は、採用通知を迅速に行うことです。
採用通知のみならず、面接やエントリーシートの合否結果は迅速に行う様にしましょう。すぐに対応しなければ、求職者のモチベーションが下がり、優秀な人であっても音信不通になることがある為、できる限り早く対応するのが望ましいです。
仕事においても、返信が遅いと印象が悪くなってしまいます。求職者のモチベーションを下げない為にも、合否結果は迅速に行う様にしましょう。


＜ポイントその3:社内データを構築しよう＞
ポイントその3は、社内データの構築です。今後のWEB面接の対応を明確化する為に、社内データの構築をしておきましょう。
WEB面接は一時的なものだと考え、データ構築を疎かにしてはいけません。今後またこの様な事態になった場合、また一から構築しなければならない為です。面接のスタンダードが対面からWEB面接に切り替わる可能性も、今後ゼロではありません。
一貫して優秀な人材を確保する為にも、社内データの構築に尽力しましょう。


■人事担当者がWEB面接で注意すべき3つのポイント【面接後】
人事担当者がWEB面接にかける時間がない場合、アウトソーシングを検討してみるとよいです。なぜなら、アウトソーシングを使うことで人事担当者がコア業務に集中することが可能になるためです。
人事担当といっても業務は多岐にわたります。例えば、採用戦略を練ったり、自社宣伝の広報活動をおこなったりがあります。WEB面接はここ最近から主流になったもので、対応には意外と時間を要します。すると、一人当たりの生産性が低下してしまいます。
そのため、人事担当者がWEB面接にかける時間がないならアウトソーシンを検討してみるとよいでしょう。また最近では、あらかじめ設定した質問に対して求職者が回答する動画を録画し、人事担当者が空いている時間に録画を見ることで選考するというシステムもあります。


＜まとめ＞
■人事担当者がWEB面接で注意すべき5つのポイント【面接前の準備編】
1.ネット環境の確認
2.音声環境の確認
3.事前に連絡先を交換
4.面接の時間配分
5.模擬面接をしておこう

ネットを介してのやり取りの為、事前準備は徹底しておきましょう。

■人事担当者がWEB面接で注意すべき6つのポイント【面接編】
1.アイスブレイクは欠かせない
2.トラブル時の対応を決めておく
3.会話の速さはゆっくりと
4.部屋の照明は少し明るめに
5.カメラの画角は要注意！
6.リアクションは大袈裟くらいが丁度良い

面接官は会社の顔です。事前にWEB面接で注意すべきポイントを押さえておき、充実したWEB面接を行いましょう。

■人事担当者がWEB面接で注意すべき3つのポイント【面接後】
1.記憶が新しいうちにデータ化をする
2.採用通知は迅速に行う
3.社内データを構築しよう

WEB面接後の対応までが採用成功の鍵です。ポイントを押さえてあなたの会社に適した人材を獲得しましょう。
コロナ渦のWEB面接は学生側だけではなく企業側も不安がつきものです。人事担当者も頭を悩ませている事でしょう。WEB面接で注意すべきポイントを意識して、採用成功をめざしてください。


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編集・執筆/株式会社アクシアエージェンシー　所沢・川越エリアサービス

 

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