内定者フォローは何をすればいい？フォローのコツや施策を解説！

「上司から内定者をフォローするように言われたが、何をすれば良いのかわからない」
「内定辞退率を下げるために連絡の頻度をあげたのに、全く手ごたえがない」

せっかく内定受託までたどり着いたのに、入社前に辞退されてしまっては、苦労が水の泡となります。企業人事の採用担当者にとって、内定者に辞退されることは最も避けたい事象です。従って、内定辞退者が出ないような施策を考える必要があります。しかし、内定者が辞退する際には本当の理由を言わないので、原因を知ることが難しく、対策を考えることが難しいのが実情です。

そこで今回は、採用担当者が内定者をフォローする際、どのくらいの頻度で行うべきなのか、どのような内容で実施すればよいのか、そのコツや具体的な施策について解説していきます。

内定者フォローとは

内定者フォローとは、内定を通知した応募者が内定を承諾し、その後辞退することなく入社に至るようにフォローすることを指しています。新卒学生の場合、内々定から入社に至るまで、長くて1年近くの時間があるため、フォローするタイミングや内容は非常に重要となります。

学生は、その1年近くの間に他社から声がかかったりして気持ちが揺らいだり、自分の適性について不安を感じたりすることで、内定辞退を考える可能性があります。採用担当者は能動的にフォローすることで、内定者が何かに不安を感じていないかどうか、不安があるならその原因は何なのかを見つけ、解消することで入社へのモチベーションを維持し続けていかなければなりません。

内定者がうれしいと感じるフォローとは

内定者である学生が求めているフォローは、下記のような内容が考えられます。


ほとんどの内定者は、学校という同世代同志のコミュニティしか経験したことがありません。会社という幅広い世代で構成されている組織に自分が馴染めるかどうか、不安を抱えています。同じ不安を抱える同期はとても心強い存在になり得ますので、同期社員とのコミュニケーションを求める傾向にあります。先輩社員との懇親会も会社の雰囲気を知る機会として学生側のニーズは高いです。

また、企業研究や面接で得た情報は表面的な内容が多いため、会社の実態を予め理解しておきたいと思う気持ちを強く持っています。最近ではデジタル技術を活用したDXに対する取り組みや、AIやデータ活用に対する関心も高いようです。そして、真面目な学生であればあるほど、入社してすぐに戦力として働きたいと考えています。その結果として、入社までに身に付けておいたほうが良いことについて知りたい、学びたいという欲求もあります。

採用担当者は、内定者の要望をしっかりと聞き取りながら、個々に対して対応するようにしましょう。

会社側が入社前にやっておきたいこととは

企業の多くは、入社後すぐに戦力として働いてもらうために、最低限学んでおいてほしいことを課題として与えたいと考えています。株式会社ディスコが2019年に実施した調査によると、企業が実施した課題の内容で一番多かったのは「ビジネスマナー（45.7％）」です。次に「社会人としての心構え」（41.8％）、「資格取得・業界特有の専門知識」（39.7％）という順になっています。
上記のうち、「資格取得・業界特有の専門知識」については、学生側の38.6％が受けることが出来てよかったと回答しており、スキル不足に対する不安が強いことがわかります。

一方で、課題が学業の負担になっていると感じたという学生の回答も目立っています。
「かなり負担に感じた」（7.1％）と「やや負担に感じた」（27.6％）を合わせると 34.7％ にもなります。学部や専攻、卒論の有無、単位の取得状況などによって、卒業までの学業負担は個人差が生じます。全員一律で同じ内容を課すのではなく、内定者ひとりひとりと相談して、取り組む課題を決めていくという姿勢が企業側には求められています。
参考：調査データで⾒る「入社に向けた内定者フォロー」 株式会社ディスコ

内定者フォローは法的な観点にも留意が必要

内定者をフォローしていく中で必ず押さえておきたいのは内定通知や、内定承諾、内定辞退においての法的な見解です。
※内定者への対応の際には必ず弁護士、社会保険労務士などの専門家へご相談下さい。当サイトの情報を元にした対応をした結果トラブルとなっても責任は負いかねます。

内定承諾についての法的見解

採用に関わる人事担当者であれば、雇用に関わる法律について正しく理解するように努めなければなりません。何故ならば、企業が応募者に内定通知書を出す行為と、応募者が内定承諾書を企業に提出する行為は、法的にかなり意味合いが違っているからです。

内定通知書発行の意味

内定は、労働契約法第6条に定められている「労働契約の成立」に該当します。従って、「内定通知書」を発行することで労働契約は成立することになります。企業は正当な理由がない限り、内定を取り消すことができません。取り消そうとした場合は、すでに成立した労働契約の解約に該当しますので、労働者の合意が必要です。合意がなければ労働契約法第16条に示される「解雇権の乱用」に該当します。

但し、「内定通知書」に内定取り消し事由を記載し、その内容について両者の間で合意があった場合には、内定を取り消すことが認められています。
具体的には、下記のような記載をするケースが多いようです。


しかし、いくら記載したとしても簡単には内定を取り消すことは出来ません。例えば、博士号を取得できなかった場合などは内定取り消しにはならず、修士修了扱いとして採用されることとなります。

また、入社時に病気を患っていたとしても回復の見込みがあれば、内定を取り消すことはできません。

内定承諾書提出の意味

応募者が内定承諾書にサインをして企業に提出したとしても、内定を辞退することは可能です。もちろん法律違反ではありません。民法第627条1項に「雇用期間に定めがないときは、解約（内定辞退）の申し入れから2週間が経過すると雇用契約が終了する」と定められています。これは、既に働いている人が会社を辞めるときと同様のルールが適用されていることになります。

つまり、応募者は入社の2週間前であれば内定を辞退できる権利を持っているわけですから、採用担当者は内定者フォローを徹底しておこなう必要があるのです。

内々定から内定式までの時期

新卒学生に対して内定通知書を発行するのは、10月に行われる内定式としている企業があります。その場合、内定式までは口約束による内々定の状態です。

学生側としては、内々定が取り消されるリスクを抱え、不安な状態です。就職活動を続けている知人友人もまだまだ多く存在しているため、情報収集も継続して入ってきます。より希望が叶う企業からよい話があれば、選考を受けたいと考えてしまうことを防ぐことは難しいでしょう。

採用担当者はまず内々定の状態であることを強く意識すべきです。内定者が口頭で受託してくれたことを真に受けず、まだまだお互い意思確認の状態が継続しているという意識を持ち、フォローを行う必要があります。

最近話題となっているオワハラ問題

「オワハラ（就活終われハラスメント）」とは、企業が内定をだした学生に対して、就職活動を終えるように強要し、時にはその場で企業に辞退の電話をいれさせるといったような行為を指します。インターネットで誰もが情報を発信できるようになったため、オワハラを実施すると会社の評判が落ちて、翌年以降応募者が集まらなくなるという懸念が高まり、大きな問題となるケースは減りました。

そもそも口頭での口約束にすぎない内々定の状態に対して、承諾書を提出させたり、学校の指導教員の推薦状を提出させたりといった、精神的に追い詰める行為は問題に発展する可能性を秘めています。行き過ぎた内定者フォローがオワハラへと発展しないように、十二分に吟味したうえで行うようにしましょう。

内定や内々定辞退への対応も冷静に対処しましょう

人事担当者は、内々定辞退の連絡を受けたら、冷静に対処し発言には十分に注意するように心がけましょう。たとえ企業が意図していなかったとしても、受け手の捉え方によっては「脅迫罪」や「強要罪」に問われる可能性があります。

SNSなどで簡単に情報が拡散される時代ですので人事担当者だけで対応するのではなく、会社として適切な対応方針を決めておき、このようなトラブルが起きない体制を整えておきましょう。

内定式から入社日まで

内定式において、企業が内定者から内定承諾書を受け取る際には、これが法律に則った正式な労働契約であることを説明しましょう。もちろん法的には学生側は辞退できる権利を持っています。しかし内定を承諾するということが、双方合意の基に行われる契約行為であることを内定者が理解することで、内定辞退者の発生を防ぐ抑止力につなげることができます。

契約を交わしたことで、パソコンなどの備品を購入したり、通信教育などの事前学習をおこなったりといった、具体的な受け入れ準備は進んでいきます。そこにはお金も労力もかかってくることについて、想定できる学生はほとんどいないことを覚えておきましょう。

内定辞退に至るメカニズム

一度は入社することを決意したにも関わらず、どうして内定を辞退したいと思うようになってしまうのでしょうか。その心のメカニズムについて考えてみましょう。

学生が感じる不安とは

就活生が内定を受諾した後に「本当にその会社に就職してよいのか」「その会社に入社して活躍できるのか」「もっと自分に合っている会社があったのではないか」といったような不安を感じ、気分が沈む状態を「内定ブルー」と呼んでいます。

この「ブルー」な状態を放置してしまうと、そこから抜け出すために、特に確固たる理由もなく内定企業を辞退し、リセットしてしまう学生が発生してしまいます。採用担当者は内定者フォローにおいて、この「内定ブルー」の状態になっていないかを見極めていかなければなりません。

能力や適性に対する不安

昔からの憧れや、親や先生など周囲の人からの勧めなどで企業・業界を選んだものの、自分以外の内定者と触れることで、急に自信が持てなくなってしまうことがあります。周囲の人が自分より優秀だと感じたり、自分とはあまりにも違うタイプの内定者を見て、自分が適していないのではないかと感じてしまうわけです。

採用担当者は、内定者の評価ポイントを伝え、入社して活躍できると考えている根拠を丁寧に説明することで、自信を失わないようにする必要があります。

人間関係に対する不安

「先輩や上司とうまくやっていけるだろうか」「信頼できる同期社員とめぐり合うことはできるだろうか」といったような、人間関係について不安を感じる人も出てきます。しかしこの不安は、新しい人間関係に対しての不安というよりは、新しい環境に対しての不安に起因している場合が多いです。

学校というコミュニティ以外に初めて所属することへの不安は確かにあるでしょう。しかし、中学から高校、高校から大学に進学する際、新しい環境へ対応してきたはずであり、同じように克服することができることを、採用担当者は昔同じことを心配していた経験者としてアドバイスをしてあげましょう。

学生時代に人間関係で苦労してきた内定者に対しては、会社は学校と違ったビジネスパートナーとしての人間関係を築くことができることを教えてあげましょう。
具体的な施策としては、同期入社の社員がSNS上でつながることで交流を促進したり、先輩社員との交流の場を作ったりすることで、人間関係に対する不安を感じる必要がないと気付かせるような場を設けるようにしましょう。

将来のキャリアに対する不安

会社の将来性や、キャリアを重ねた後の自分の将来像について考えることもなく、会社の雰囲気や働く環境の良さなどを理由に就職先を選んでしまった場合に感じる不安です。周囲の人に反対されることで、自分の価値観や判断基準に自信がなくなってしまい、迷ってしまうわけです。

そのような場合には、今一度その内定者が内定を承諾したときの理由を振り返り、その判断が正しかったということを思い起こすサポートをしてあげましょう。

先駆者がいないことへの不安

自分の在籍している学校や学部のOBやOGがいて活躍していれば、自分の判断が正しいことを証明してくれている姿を見て安心することができます。しかし、そういった存在がいなければ、自分の選択が本当に正しかったのかどうか、不安に感じてしまうわけです。

企業側は時代の変遷に応じて、新しいタイプの社員を必要としています。会社の置かれている現状を踏まえ、なぜ内定をだしたのか丁寧に説明してあげるようにしましょう。

親世代とのギャップによる親ブロック

「親ブロック」とは、就活中の学生が親（保護者）の意向で自分が希望する企業への入社を諦めることを指しています。自分の子どもの将来を心配し過ぎる過干渉が原因だと言われています。親ブロックが起きてしまう最大の理由は、IoTやAI（人工知能）を始めとしたデジタル技術の革新がもたらした第四次産業革命により、世の中が大きく変わっていることに気付いていない親世代の知識不足です。

しかし、だからといって親を否定してしまう行為は避けましょう。少子化も影響してか、親と子の関係が良好であるケースが増えているため、ただ単に親世代を否定するような対応では、学生からも反感を買ってしまうかもしれません。

親ブロックを防ぐためには、内定を出した学生の親（保護者）にも安心してもらうための資料（パンフレットや決算書など）を用意して、丁寧に説明できるような対応を心がけましょう。

内定者フォローの具体的な手法とは

ここでは、内定者フォローの具体的な手法について、詳しく解説していきます。

内定者研修

入社する前の新卒学生に対して行う「内定者研修」は、多くの場合、モチベーションの向上や会社への帰属意識を高めるといった「エンゲージメント」目的で行われます。内定者同士や、先輩社員が加わったりしながら複数でチームを組んで、お互いが協力しながらワークをこなしていく、「ミッション完遂型」のカリキュラムで実施されます。一体感を感じることで仲間意識や人間関係を育み、実は仕事は多くの人たちと協力しながら遂行していくという「仕事の本質」を体感するように組まれています。

一方で、社会人としての心構えや資格取得向けの講習など「知識」獲得が目的の場合は、オンラインなどで実施されることが増えています。いずれも、内定者が抱えている不安を一掃することが目的ですので、実施後にアンケートを行い、目的が達成されているかどうか、効果検証を常に行うように心がけましょう。

長期インターンの継続

長期にわたりインターンとして働いている学生がそのまま内定を承諾した場合、社内のこともわかっているので不安はないだろうと考えがちですが、それは誤りです。「自分は惰性で入社を決めてしまったのではないか」「他の会社も検討するべきではなかったか」「だんだん仕事に飽きてしまった」といったことを感じ始め、辞退しようと思うこともあるからです。

いくら就業が長期にわたっているといっても、インターン生に任せている仕事と、入社後に期待している仕事の内容は違うはずです。だらだらと仕事を続けてもらうのではなく、内定承諾書をもらった段階で改めて依頼する仕事の内容を変えてみたり、入社後にはどのような仕事を任せたいのか、について時間をかけて説明するようにしましょう。

内定者フォロー専用ツール

内定者フォローツールとは、内定者同士及び企業（採用担当者）と内定者とのコミュニケーションを促進するために作られた専用のツールです。内定辞退の防止や入社意欲の向上の為に行う内定者フォロー業務を効率的に実施することを目的としています。ツールの形態は、コミュニケーションに特化したSNS型や、入社前に知識や意欲を向上させるeラーニング型などがあります。

また、内定者の入社手続きに関わる提出物管理などに特化したツールも存在しています。

内定者専用SNS

内定者専用SNSには、情報伝達には欠かせないメッセージ機能や掲示板といった機能が備えられていたり、オンラインで学習できる機能が付加されていたり、各サービスの内容は様々です。コミュニケーションを密にすることを目的としていますが、メリットもあればデメリットもあります。

SNS上でトラブルが発生しないように、企業の採用担当者は必ず参加するようにした方が良いのですが、それを「監視されている」と感じる人もいるでしょう。過剰なコミュニケーションの強要に対して煩わしく感じる人もいるはずです。人間関係にSNSを活用する事に関しては、採用担当者より内定者の方が長けている場合がほとんどでしょう。

採用担当者と内定者が共に意見を交わしながら、最適な活用方法を探っていくような意識をもつと円滑に進むはずです。

eラーニング＋SNS型

eラーニング型とは、入社後に必要となる資格取得やビジネススキル、セルフマネジメントなどに関する学習コンテンツを提供するツールのことです。知識不足が原因で不安を感じる内定者にとって、自由に学ぶことができる場があることは安心感につながります。

また、今までのオンライン研修とは違い、研修を通じて人事担当者や新入社員同士で交流できるプラットフォームとなっていることが特徴となっています。入社した後も、新入社員に対して定期的に研修を行う会社も多いですが、継続的に利用できて、同期同士でのコミュニケーションツールとしても活用できることもメリットとなっています。

社内行事への参加

2016年にマイナビが行った調査によりますと、約5割近くの学生が「会社の雰囲気を知りたい」「先輩社員や人事担当者とコミュニケーションを深めたい」と考えていることが伺えます。社内行事に参加することによって、仕事上ではわからない社員の雰囲気を知ることができて、コミュニケーションを取ることができます。

しかし、入社前に時間を割いてまでコミュニケーションを取りたいと考える内定者ばかりではありません。絶対に参加を強制しないこと、参加しないことで不利にならないようにすることなど、配慮をするように徹底してください。
社員が羽目を外してストレス発散することを目的としているような社内行事に参加することで、会社に対して幻滅してしまうおそれもあります。本当に参加することがプラスになるのか、十分吟味してから実行してください。
参考：2016年卒マイナビ学生就職モニター調査 10月の活動状況株式会社マイナビ

まとめ

内定者フォローという言葉が使われておりますが、採用担当者が内定者に対して一方通行で行う事ではありません。社会人の先輩として、大きく環境が変わる場面に立っている後輩たちとコミュニケーションを取りながら、一つひとつの問題に一緒に取り組んでいくことが内定者フォローであると言えるでしょう。

内定辞退者から理由を聞くことは難しいかもしれませんが、内定者が感じている不安や、求めているフォロー内容について、詳しく聞き取りを行うことはできるはずです。常に聞く耳を持って、内定者フォローを見直していく姿勢が、内定者には誠意となって伝わると思います。

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編集・執筆/株式会社アクシアエージェンシー HRコンサルティング事業部

 

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