面接のドタキャンを防ぐためには？新卒採用と中途採用に分けて方法を解説

そんな体験をした採用担当者の方も多いのではないでしょうか？

採用活動において日常的に面接前の辞退が発生しているようですが、採用活動を任されている人事担当者としてはなるべく防ぎたい事象であることは言うまでもありません。

そこで今回は、候補者から面接をドタキャンされないためにはどのような方法を実践していけば良いのかについて、新卒採用と中途採用とに分けて、わかりやすく解説したいと思います。

ドタキャンされる理由を整理しよう

求職者はどうしてドタキャンをしてしまうのでしょうか？考えられる主な理由は下記のとおりです。



上記からは、入社したいと思わなくなったので「これ以上面接にかける時間がもったいない」「これ以上相手に時間をかけさせることが申し訳ない」との思いが伺えます。

新卒採用におけるドタキャンを防ぐ方法

優秀な新卒学生を採用したいと考える企業が、採用活動の時期をどんどん前倒しすることで学生の勉強などの妨げにならないよう、2021年卒からは政府が主導となって新卒採用のルールを定めることとなりました。
従って、スケジュール的にはどの企業も横並びになるということが、中途採用との大きな違いとなっています。

それでは具体的に新卒採用でドタキャンされないようにするための方法を見ていきましょう。

◆ ザイオンス効果による人間関係の構築

選考段階が進むにつれてドタキャンされる率は下がります。その大きな要因として、何度も接していくことで人間関係が構築され、学生側がドタキャンしづらくなることが挙げられます。

このように繰り返し何度も接触することで徐々に安心感や好感度、評価が高まっていくという効果をザイオンス効果と呼びます。

どうしても採用したいと思う学生に対しては、ザイオンス効果を意図的に活用してください。つまり、早期の段階でリクルーターや人事担当者が多くの接点を持ち、人間関係を構築することでドタキャンを防ぐことができます。

しかし、接点を持ちすぎて相手が面倒だと思ってしまうと逆効果になります。リモート面談などオンラインでの接点も積極的に活用し、相手の都合を確認しながら接点を増やしていくようにしましょう。

◆ 対面とオンラインの使い分け

感染症などの影響による社会情勢の変化によって、就活においてWebセミナーやリモート面談の活用は当たり前になりました。

オンラインの活用は学生側にとって、特に時間と金銭面での負担軽減効果は絶大です。
授業の合間にWebでの会社説明会などに参加することができますので、情報収集はしやすくなりました。さらに、面接会場にいくための交通費や宿泊費は、2020年卒と2021年卒との間では約65％も軽減されたという報告もあります。

一方で、人柄や社風などの部分については、お互いに直接対面でしか感じることができないことがあると考えているため、どこかのフェーズでは必ず実施する必要がありそうです。

就職白書2022 就職活動・採用活動の振り返りと今後の見通し

また、会社説明会などは気軽に参加できたり質問もしやすいとの理由で、「Webの方がいい」「どちらかとういうとWebの方がいい」と答えた学生が65.7％に上るなど、Webでの実施が歓迎されていることが分かります。

採用プロセスの中で両者をどのように使い分けていくのか、実際のアンケート調査などを見ながら戦略的に設計していく必要があるようです。

◆ 選考途中での辞退者に対して調査を行う

何故ドタキャンとなってしまったのか、その理由がわからなければ効果的な対策を打つことができません。しかし、ドタキャンした学生に連絡し調査しようとしても対応してもらうことは中々難しいでしょう。

ここで考えるべきは第三者の活用です。ドタキャンした会社の人間ではなく実態調査を行っているという理由で学生に連絡をすれば、言いにくいことも話してくれる可能性があり、一定数の調査ができるかもしれません。

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中途採用におけるドタキャンを防ぐ方法

中途採用の場合、新卒採用と違い他社とのスケジュール上のルールはありませんので、採用プロセスを改善することでドタキャンの多くを避けることができます。

一番意識をしなければならないのは他社の選考状況です。他社で内定が出てしまうと回答期限が設定されるため、候補者が興味を持っていたとしてもドタキャンせざるを得なくなるからです。

それでは具体的に中途採用でドタキャンされないようにするための方法を見ていきましょう。

◆ 大まかな採用スケジュールを伝えておく

中途採用における選考プロセスは企業によって様々であり、結論を出すまでの期間や内定通知書等の作成に要する時間も全く異なっています。

そこで、応募書類を受け付けて選考を始めるタイミングで、今後選考に要する時間を予め伝えるようにしてください。 求職者はおおよその時間感覚がイメージできるので、他社選考とのスケジュール調整などがしやすくなります。

本当は第一希望だったのに、他社の選考が先に進んでしまったためにドタキャンになったという事態はこの対策によってかなり防げるはずです。

◆ 就業時間外での面接対応

リモート勤務が可能か、または毎日出勤しているのかによって、面接日程の調整の難易度はかなり違ってきます。現職の勤務状況は、選考を始めるタイミングで必ず確認するようにしましょう。

リモート勤務が可能な場合、お昼休みの時間帯や就業前の時間（9時スタート）、就業時間終了直後（17時30分スタートなど）でも対応は可能であることが多いです。
しかし、毎日出勤している人の場合は、対面であってもリモートであっても、面接可能な場所に移動しなければ面接を受けることができません。有給休暇などを活用するにしても、月に何度も休みを取ることは難しい筈です。

採用プロセスの初期段階では特に、相手が面接可能な日程に極力合わせてあげることでドタキャンを防ぐことができます。

◆ 次の選考で話す内容を事前に伝える

採用面接の所要時間は概ね60～90分程度であるため、お互いに伝えられる情報は限られています。さらに企業側の事情として、機密事項を選考の初期段階で話すことができないこともあるため、最終面接や内定が出た後のタイミングでなければ伝えられない情報もあるでしょう。

しかし、求職者はそういった事情を知らないので、情報が全て得ていない段階で興味を失って選考をドタキャンしてしまうことがあります。

書類選考合格の連絡や面接が終わった後に必ず、次の選考の面接官はどういった立場の人間でどのような話をするのかや、今は伝えられないが次回は業務の詳細について詳しく説明する予定である、といった情報を伝えるようにしてください。

次に得られる情報を基に選考を続けるかどうかを考えようと思ってもらえれば、選考途中でのドタキャンは確実に減るでしょう。

まとめ

採用する側（企業）はどうしてドタキャンをされたくないのでしょうか。 「面接官をお願いした上司や役員に怒られる」といった立場上の理由ももちろんあると思います。 ですが一番大きな理由は、機会損失ではないでしょうか。

「自社に入社してほしい気持ちを伝える場を失ってしまった」
「次の面接で説明したいと思っていたことが言えなくなってしまった」

上記のような状況でドタキャンされてしまうと、悔いが残ります。

「これを伝えることができれば、辞退されることはなかったのではないか」
「この社員と話をしてもらえれば興味をもってもらえたのではないか」

上記のような無念さを残さない選考をするためにも、今回ご紹介した方法をぜひ試してみてください。

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編集・執筆/株式会社アクシアエージェンシー 採用コンサルティング事業部
 

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