折角応募を集めても現場で採用にならない…！ 現場で起きている問題とその解決方法とは？！

苦労して応募を集めても現場が採用してくれない…
そんな悩みを抱える人事担当の方も多いのではないでしょうか。 今回は人事部で実態を掴みづらい、現場での採用業務のリアルと問題解決方法についてお伝えしていきます。

1.こんなことが起きているかもしれません。

--------------------------
-Case1.飲食店の場合
スタッフの入れ替わり時期を迎えアルバイトの求人を掲載中。
コロナの影響を見越して、最小限の人数でシフトを組んでいたが予想に反して店は大盛況。
今日は店長が公休日のため、入社2年目の社員1名が頑張って切り盛りしている。
そんな時に店に電話がかかってくる。

求職者　 　＜（やっと電話が繋がった…）求人をみて電話したんですが。
スタッフ　 ＜求人…？ですか…？
　　　　　　 ちょっと今手が離せないのでとりあえず連絡先と名前教えて貰えますか？
求職者　　 ＜…はい。（なんだか感じの悪いお店だな。やめておいたほうがいいかも。）
==
スタッフ　 ＜そういえば求人の件で電話がきましたよ。
社員　　 ＜うーん、よくわからないから次店長が出社したら聞いてみるよ。
…2日後店長から連絡するも、応募者と連絡つかず。

--------------------------

-Case2.雑貨販売店の場合
近隣に新店がオープンするため、応募受付を代わりに行うことになった。
オープニングということもあって朝からひっきりなしに問い合わせが入ってくる。
週末は1名でも多く接客に人員を配置し売上を伸ばしたいところだが…応募者対応に人員を割かなければならないことに加え、電話回線が長い時間埋まってしまうのもカスタマーからの問い合わせを受けられずかなり痛手だ。
店舗業務に集中できる環境さえあればもっと売上が伸ばせるのに…。

--------------------------

-実際に現場から聞こえてきた声
・スタッフに求人について問い合わせがあった場合の対応方法を伝えておらず、情報共有が上手くできず応募を取りこぼしてしまった。
・応募対応が入るとそこに人員を割かなければならなくなる。売上を作れる時間帯や曜日に人員を投下したいのでどうしても優先順位は下がる。
・応募があったことに気がつかず、連絡するまでに何日も経過してしまった。かなり時間がたってしまったので今更連絡するのも…。
・終業後しか対応できないため、スムーズに面接日設定ができない。何度も連絡するのも手間なので1度連絡して繋がらなければ諦めている。

-応募者対応にかかるリアルな時間
・応募受付　1回 10分×10件=100分
・再連絡　 1回 5分×10件= 50分
・前日連絡　1回 5分×10件= 50分
・採否連絡　1回 10分×10件=100分

1回の求人だけでも、約5時間の業務が発生しています。

このように応募者対応だけでも、現場は多くの時間を費やしています。 これが何10店舗、何100店舗規模で起きていると考えると どれだけ多くの時間とコストがかかっているかわかりますよね。 応募を集めることだけでなく、応募後のフローを改善することも採用において重要なポイントとなります。


2．解決方法

(1)応募者対応できる人員を増やす

-メリット
①採用担当不在時でも対応が可能
②採用に関しての意識醸成につながる

-デメリット
①事前にマニュアル等の作成が必要かつ対応方法を教える必要がある。
②面接官のスケジュールが共有されていない場合はその場で面接設定ができない
③イレギュラー対応が多い場合には不向き

--------------------------

(2)応募者対応～面接調整を外部にアウトソーシングする

-メリット
①対応スピードが速い(応募から1h以内)
②土日祝・営業時間外の対応が可能(追加オプションになるケースが多い)
③成功報酬型プランもありコストを抑えられる
④応募時間帯や応募者の傾向分析なども報告してくれる

-デメリット
①初期導入費・月額の運用費がかかる（初期費30~50万/月額運用費10~15万）
②安定稼働するまでに時間が掛かる　（小規模の受付からスタート→半年後全店に導入など）
③イレギュラー対応が多い場合には不向き

--------------------------

(3)面接設定自動化システムを活用する

-メリット
①リアルタイムに対応（24h・365日）
②採用担当者の業務は面接可能日の登録・更新のみ
③チャットボット等で日程設定するため、通話不要
④数百円～の成功報酬サービスあり
⑤自動リマインド機能があるので、前日連絡などが不要

-デメリット
①細かいカスタマイズには不向き
②電話応募は個別に対応が必要
③スマホ操作の苦手な求職者は、途中離脱する恐れがある

いかがでしたでしょうか。
近年は新型コロナウィルスの影響もあり、適正人員で売上を作ることを重視する企業も増えてきています。その中で、現場がコア業務に集中できる環境づくりも人事に求められてきているのではないでしょうか。
今回ご紹介した内容はあくまで一例ですが、何10店舗、何100店舗規模で起こっていることを考えると導入コストは案外高くないのかもしれないですね。

――――――――――――
執筆・編集/株式会社アクシアエージェンシー　FMコンサルティング事業部

 

• 
• 
• 
• 
•