応募者と連絡が取れない…！面接設定が進まない…！面接設定率が劇的に改善する3つの手法とは！？【アルバイト・パート編】

コロナウィルス感染が広まり始めて、一年が経ちました。コロナ前は求人倍率が高い数値で推移しており、応募を集めることに苦戦を強いられた企業も多いかと思います。

一方、コロナ禍では募集企業数の大幅な減少と求職者の増加に伴い、短期間で買い手市場に変化したことで、2倍や3倍以上もの応募が集まる企業も珍しくありません。
前述のように母集団形成が容易になると、
次の課題になりやすいのは、「いかにして面接人数を増やすか？」です。
採用・入社をゴールとして前の工程に遡っていくと、次のKPIとして面接人数が挙げられるのは必然ですよね。
事実、年明け以降に弊社に寄せられる企業様の声には、応募が集まるものの「面接設定率が低い」「面接参加人数がなかなか増えない」といった面接に関するお悩みが顕著に増えています。 そこで、今回はアルバイト・パート採用における「面接設定率の改善」と「面接参加人数の増加」に効果的な3つの手法について解説していきます。


1、自社の現状と課題を整理し、自社内で解決できる改善計画を立てる。
面接設定率を改善し、面接数を増やしていくには現状の課題を特定する必要があります。
応募から採用までのフローでどこに問題がありそうか？エリア、職種、媒体別に比較した時に特徴はないか？など細かなデータを見ながら課題分析をするのが第一歩となります。

【具体的な改善事例】
自社の課題分析
先日、あるお客様から面接設定数を上げるには、どうすれば良いか？とのご相談を受けました。そこで直近の面接設定数や設定率、採用率など、実情をヒアリングしましたが、媒体別やフロー別に細かな集計がされておらず、すぐには原因の特定や改善策の策定ができないことがありました。
改善計画を立てるためには、媒体や職種、エリアなどの募集条件と応募後の工程別データを精緻に集計し、データ化することが大前提です。

改善計画
上記のお客様では、以下のような改善案を取り組むことにしました。
課題：拠点ごとに面接設定率にばらつきがある。
原因：応募者の対応方法が拠点任せになっているうえ、
　　　通常業務との兼ね合いで応募者対応の優先度が低い。

改善策：①品質の均一化を図るために、応募者対応マニュアルの作成。
　　　　　応募者へのレスポンススピードやSMSの活用方法、
　　　　　メールテンプレートの固定化など、本部で細かく設定。

　　　　②全社会議で経営陣から、改善要望の発信
　　　　　従業員に対して、課題認識の醸成を促すとともに、
　　　　　全社で取り組むべき事案としてメッセージを行う。

　　　　③弊社が各拠点責任者に対して、講習会を実施
　　　　　求人市場の動向や他社の取り組み事例などを交えて、
　　　　　第三者の視点から改善行動を促す。

上記はほんの一例ですが、社内リソースでは解決できない、より効果的で即効性を求める場合は、外部リソースやIT活用を考えられても良いかもしれません。
また生産性の向上が経営課題である昨今、ノンコア業務を削減しながら、コア業務に集中できる施策は多数の会社で検討されています。


2、専門のアウトソーシング会社に応募者対応～面接調整を委託する
採用専門のアウトソーシング会社であれば、応募者対応に特化していることでノウハウが豊富にあります。データ分析も含めてアウトソースすることができる会社が多く、面接設定率の大幅な改善に加え、採用課題を特定することも可能になります。

・メリット
①対応スピードが圧倒的に早い（概ね1h以内）
②土日祝や営業時間外の対応が可能（左記を受け付けることで応募20％UPも）
③品質の均一化が図れ、企業の印象度が高まる。
④成功報酬型プランが登場し、適正なコストに抑えられる。
⑤データの一元管理や課題の可視化など、集計工数が削減できる。

・デメリット
①安価な運営会社が増えているが、どうしても費用は掛かる。（月額10万円以上）
②安定稼働までの工数や時間が掛かる。
③自社に合ったアウトソーシング会社を見つけにくい。
④イレギュラー対応が多い場合には不向きである。


3、面接設定の自動化システムを活用する。
近年、RPAやチャットボットを使って、応募受付～面接設定を自動化できるサービスが登場しています。

・メリット
①応募に対してほぼリアルタイム対応（24h・365日）
②通話が不要のため、面接設定までのスピードが早い。
③アウトソーシングと比較して、安価に利用できる。（数百円の成功報酬サービスあり）
④各種初期設定の完了後は、自動運用で工数の大幅な削減（面接可能日の登録・更新のみ）
⑤自動リマインド機能で、ドタキャン防止

・デメリット
①対応範囲に制限があり、システムのカスタマイズは難しい。
②安価なサービスはあるが、多少の費用は掛かる。
③電話応募は個別に対応が必要
④スマホ操作の苦手な求職者は、途中離脱する恐れがある。


いかがでしたでしょうか。
近年では面接設定の自動化システムを導入することで人事や現場の責任者がコア業務に集中できる環境を整えている企業が増えています。安価なサービスも増えていますので、面接設定率に課題を抱えている場合や、応募者対応業務が増え現場に負荷がかかっている場合には自動化システムの導入も1つの方法です。

また、単純な方法で面接率が劇的に改善することもあります。
応募者対応に大事な3つのキーワードは「スピード」「丁寧」「わかりやすさ」です。
人事経験の長い方でしたら、釈迦に説法かと思いますが、意外とできていない会社が存在するのも事実です。

・スピード…最も志望意欲が高いのは、応募したタイミングです。なるべく早く応募者への連絡や面接調整が肝です。
・丁寧…応募者をお客様と同じように丁寧、親切に応対できていますか？自社の誰が電話に出ても、気持ちの良い応対が出来たり、メール返信の場合は相手を気遣う工夫など、細やかさが大切です。
・わかりやすさ…応募から面接までの流れは応募者にとってわかりやすいアナウンスになっていますか。煩雑な工程は、面接までの離脱に繋がることもしばしばです。

これらのことが対応できていないと感じられる場合は小さなことから始めてみるのが良いかもしれません。

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執筆・編集　株式会社アクシアエージェンシー　WEBマーケティング推進室

 

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