採用業務を効率化したい会社が注目すべき“攻めの採用”ダイレクトリクルーティングとは？

近年、多くの企業で採用担当者の負担が増大しています。求人数の増加に加え、求職者とのコミュニケーション、面接日程の調整、進捗管理、求人票の作成・修正など、対応すべき業務は非常に多岐にわたります。

特に中小企業やベンチャー企業では、採用担当が他の業務と兼務しているケースも多く、日常的に“時間が足りない”という声が聞かれます。

このような状況では、「今すぐ人を採りたいのに、そもそも採用活動が回らない」という“構造的な人手不足”が起こっているのです。採用したくても採用する余力がない――それが、現場のリアルな課題です。

採用市場も、数年前とは大きく変化しています。

従来のように求人を出せば応募が集まる時代ではなくなり、候補者の比較検討が当たり前となった今、企業側の情報発信力や対応スピードも問われるようになりました。

また、働き方の多様化により、「どの媒体に出すべきか」「自社に合った人材像とは何か」など、判断すべき事項も増え、選考基準の調整や現場とのすり合わせも複雑になっています。結果として、一人の採用にかかる時間もコストも年々増加傾向にあり、担当者が疲弊しやすい状況が続いています。

「採用業務の効率化」と聞くと、「作業を減らす」「手間を省く」といった側面ばかりが注目されがちです。

しかし、本質的に目指すべきは“採用成果の最大化”です。

たとえば、作業を単純に減らしても、優秀な人材が採れなければ意味がありません。逆に、少ないリソースでも精度の高い候補者に出会い、短期間でマッチした人材を採用できる仕組みがあれば、それが真の効率化と言えるのです。

つまり、採用業務の効率化とは「作業をラクにすること」ではなく、「より少ない力で、より高い成果を出すこと」に視点を置くべきなのです。そのためには、単にツールを導入するだけではなく、業務そのものを見直し、採用の在り方を再設計する視点が欠かせません。

採用業務の現場では、「なぜこれほど手間がかかるのか…」という声が日々上がっています。
その原因は、個別の作業に潜む“非効率な工程”にあります。ここでは、採用現場でよく見られる課題を3つに分けて解説します。

応募が来たあとに待ち構えているのが、書類選考の確認・評価・管理という地道な作業です。
履歴書や職務経歴書を一枚ずつ確認し、Excelに入力・分類、メールでやり取り…と、属人的かつアナログな対応に時間を取られるケースが多いです。

さらに、書類選考を通過した候補者との面接日程の調整も大きな手間になります。
候補者と社内の面接官のスケジュールをすり合わせ、何度もメールや電話で確認を取る…というやり取りは、1人2人ならまだしも、複数人を並行で進めているとすぐに限界が来てしまいます。このような業務が積み重なることで、“採用業務の本質”である人物評価や面接設計に時間が割けないという悪循環に陥っている企業も少なくありません。

求人媒体や採用ページを通じて応募が殺到したとき、「とりあえず対応するだけで一日が終わる」という事態に直面することもあります。

特にアルバイト・パート採用や、応募者数が多いポジションでは、数十〜数百件単位でのやり取りが必要となり、1件ずつ個別に対応するのは現実的ではありません。

また、返信が遅れたり、情報が錯綜したりすると、候補者の不信感や辞退にもつながるため、スピードと正確性が求められる一方、精神的な負担も大きくなります。このようなコミュニケーション対応に追われてしまうと、本来力を入れるべき面接準備や社内調整が後回しになり、結果として採用力の低下にもつながりかねません。

「とりあえず知名度のある媒体に出す」「前回と同じ原稿を再掲載する」──
そんなやり方が続いていませんか？

媒体ごとにユーザー層や得意職種が異なるにもかかわらず、掲載先の選定や原稿作成を“なんとなく”の感覚で進めている企業は少なくありません。

求人票の内容についても、「誰に向けて書いているか」が曖昧なまま、条件や業務内容を羅列してしまうと、結局“誰にも響かない原稿”になってしまいます。

しかも、媒体への入稿や原稿の修正、効果測定なども手作業で行っていると、それだけで数日〜1週間以上が過ぎてしまうこともあります。

こうした企画・判断・調整業務の見えにくい負荷が、採用業務全体の非効率につながっているのです。

採用業務の非効率を感じていても、「具体的に何をどう変えればいいのか分からない」という声は多く聞かれます。ここでは、すぐに取り入れやすく、効果も実感しやすい「採用業務の効率化」に役立つ5つの方法を紹介します。

まず基本となるのが、ATS（Applicant Tracking System）＝採用管理ツールの活用です。
これは、応募者の情報を一元管理し、選考状況・連絡履歴・面接スケジュールなどを可視化・自動化できるツールです。

特に多くの応募者を扱う企業では、Excelやメールベースでの管理には限界があります。ATSを導入することで、「誰がどこまで進んでいるか」「次に何をすべきか」が一目で分かり、情報の抜け漏れや対応遅れを防げます。

面接日程の調整、応募確認メールの送信、書類不備の連絡など、“テンプレで対応できる業務”を自動化することで、担当者の工数を大幅に削減できます。

最近では、チャットボットや自動返信ツールを導入し、一次対応をすべて任せている企業も増えています。たとえば、応募後すぐに自動返信メールで面接候補日を提示し、Googleカレンダーと連携して確定できる仕組みを整えることで、日程調整の手間はほぼゼロに。

人が対応すべき業務と、機械に任せられる業務を切り分けることが、効率化の第一歩です。

リモートワークの普及により、オンライン面接は採用業務の新たな標準となりつつあります。

わざわざ来社してもらわずとも、ZoomやGoogle Meetを活用すれば、時間や場所を選ばずに面接が実施できます。これにより、候補者側のハードルも下がり、辞退やリスケのリスクも軽減されます。

さらに、録画機能を活用して、選考の客観性やフィードバックの質も向上させる企業も増えています。
「面接＝対面」という固定観念を見直すことが、効率化と候補者満足度向上の両立につながります。

面接後に「この人どうだった？」と感覚だけで判断していませんか？

評価基準が属人化していると、選考が長引いたり、判断がブレたりして、無駄な時間が生まれます。そこで有効なのが、評価シートやスコアリング基準を定めることです。たとえば、「主体性」「協調性」「スキルマッチ度」などの評価項目を設け、段階評価で記録することで、比較とフィードバックがしやすくなり、社内での意思決定もスムーズになります。

すべての採用業務を社内で抱える必要はありません。
業務の一部、たとえば「候補者のスカウト送信」「媒体管理」「日程調整」などを外部の専門会社に委託（RPO）することで、リソースを戦略的に活用できます。

特に、工数の大きい部分やノウハウが必要な部分は、“プロに任せることで成果と効率を両立”できる領域です。

このように、ツール・自動化・外部リソースを組み合わせながら、業務を「分解・整理・最適化」していくことが採用効率化の基本です。

採用業務の効率化を進めていく中で、近年注目されているのがダイレクトリクルーティングです。
これは、従来の「求人を出して応募を待つ」というスタイルとは異なり、企業側から候補者に直接アプローチをかける、“攻めの採用”手法です。

ダイレクトリクルーティングでは、求人媒体や人材データベース、SNSなどを通じて、企業が自ら候補者を検索・選定し、スカウトメッセージを送ることで接点をつくります。

この手法の大きな特徴は、「転職市場に出てきていない潜在層にもアプローチできる」こと。
すぐに転職するつもりはないけれど、“良い話があれば聞いてみたい”という層にリーチできるため、母集団の質を上げやすく、ミスマッチも起きにくいのです。

また、企業側から声をかけられることで、候補者は「この会社は自分に興味を持ってくれている」と感じ、応募意欲が高まりやすい傾向があります。

「そんなの毎回手作業でやっていたら大変そう…」と思われるかもしれません。
でも実は、ダイレクトリクルーティングは適切な仕組みづくりさえできれば、非常に高効率な採用手法なのです。

たとえば、スカウトを送る対象者を事前にペルソナ設計し、検索条件やキーワードを明確にしておくことで、自動で候補者を抽出・分類することが可能です。

さらに、候補者ごとにパーソナライズされたスカウト文面をテンプレ化しておけば、担当者が1件1件手作業で書く必要もありません。これにより、応募者の対応に追われることなく、より確度の高い人材に集中して対応できるようになるのです。

最近では、AIを活用したスカウト支援ツールも登場しており、求職者のプロフィールと求人内容を照合して、最適なスカウト文面を自動生成するサービスも広がりを見せています。

たとえば、ChatGPTをベースとした文章生成ツールを使えば、候補者の強みに合わせたスカウト文を効率よく作成でき、返信率アップにもつながります。

さらに、社内にリソースやノウハウがない企業は、スカウト業務を代行してくれるパートナー企業（スカウト代行/RPO）を活用することで、より戦略的に取り組むことも可能です。「選考に集中したい」「スカウトに時間を割けない」といった場合でも、効率化と成果の両立を実現できるのが、ダイレクトリクルーティングの大きな強みです。

ダイレクトリクルーティングは、単なる「新しい採用手法」ではなく、採用業務の効率化と成果の両立を可能にするアプローチです。
ここでは、実際にダイレクトリクルーティングがどのように採用効率を高めるのか、3つの観点から解説します。

ダイレクトリクルーティング最大の特徴は、「会いたい人にだけ声をかけられる」という点です。

求人広告や媒体に出稿する場合、不特定多数のユーザーに情報を届ける必要があるため、どうしても母集団の質にばらつきが出てしまいます。
一方、スカウト型であれば、スキル・経歴・志向性・勤務地など、条件に合致した候補者に対してのみアプローチが可能です。

これにより、書類選考や一次面接でのミスマッチが大幅に減少し、選考フロー全体の時間と手間を削減することができます。

「とにかく応募を集める」ことに注力する採用活動では、

• 書類選考に追われる
• 応募者対応に追われる
• 本当に欲しい人に会えない
  という“負のスパイラル”に陥ることがあります。

ダイレクトリクルーティングはその逆で、「量より質」にフォーカスしたアプローチです。

たとえば、50名の応募者から1人を選ぶよりも、
「最初から条件に合う10名に声をかけて、その中の3名と面接する」方が、圧倒的に効率がよく、成果にもつながりやすいのです。また、興味を示してくれた候補者とだけ丁寧に向き合うことができるため、対応の質を維持しやすく、採用ブランディングの観点からも有利です。

求人媒体からの応募では、「とりあえず応募しただけ」の候補者も一定数含まれます。
そのため、面接辞退や連絡の途絶、入社意欲の低さといった問題もつきものです。

しかし、ダイレクトリクルーティングでは、企業側が「あなたに興味があります」と明確に意思を示すことになるため、
候補者との関係構築がスムーズで、エンゲージメントの高い状態で面接に進みやすくなります。

実際、スカウト経由の候補者は応募経由よりも面接出席率や内定承諾率が高い傾向にあり、“選考にかけた時間がムダになりにくい”というメリットがあります。

このように、ダイレクトリクルーティングは「応募数を増やす」のではなく、「無駄な選考を減らし、質の高い出会いを生む」ことで、採用活動の生産性を高める手法なのです。

「ダイレクトリクルーティングが効率的なのは分かった。でも、実際にどれくらいラクになるのか？」
このパートでは、実際にダイレクトリクルーティングを導入し、採用業務の効率化と成果を両立した企業の事例をご紹介します。

あるITスタートアップ企業では、エンジニア1名の採用のために、毎週100通近いスカウトを人力で送っていました。
候補者選定から文面作成、送信・返信対応まですべて1名の採用担当者が対応しており、1週間のうち3〜4日がスカウト業務に費やされていたのです。

そこで、AIを活用したスカウト支援ツールを導入し、ペルソナに基づいた候補者の自動抽出と文面作成を自動化。
結果として、人が対応する部分は週1回の確認と調整作業のみとなり、90％以上の業務工数削減を実現しました。さらに、候補者の質が上がったことで面接率も改善し、過去最速でのエンジニア採用に成功しています。

別の中堅企業では、求人広告を中心に採用活動を行っていましたが、「応募は来るのに面接に進まない」「選考が進まずフェードアウトされる」といった悩みを抱えていました。

ダイレクトリクルーティング導入後は、スカウト段階で求職者の志向性やスキルを確認し、マッチ度の高い候補者とだけやり取りができるように。その結果、面接率は従来の約1.5倍、内定率も向上。
“選考が無駄にならない”ことで、面接官の時間や社内調整工数も大幅に削減され、業務の全体効率が向上しました。

小規模な製造業の企業では、採用担当が1名体制で、通常業務と兼務して採用を担当していました。
従来の求人広告では応募が集まらず、採用活動が形骸化している状態でした。

そこで、ダイレクトリクルーティングを活用しつつ、スカウト業務は外部の運用代行会社に委託。
週次でレポートを共有し、必要に応じて社内とのすり合わせを行うスタイルに切り替えました。これにより、採用担当者は選考と面談に集中できるようになり、わずか3か月で2名の採用に成功。
「自社で無理にやりきらなくても、成果は出せる」という体験が、社内の採用体制の見直しにもつながっています。

このように、企業の規模や業種を問わず、ダイレクトリクルーティングは“戦略的な効率化”を実現できる手段として、多くの現場で効果を上げています。

採用業務の効率化は、単なる“作業の削減”ではありません。
本当に目指すべきは、より少ない工数で、より質の高い人材に出会い、採用につなげることです。

この記事では、採用担当者が抱えがちな負担や非効率の原因を整理した上で、その解決策として「ダイレクトリクルーティング」をご紹介してきました。

応募を待つだけの採用から、自ら声をかけて関係を築く採用へ。
このスタイルの変化は、単に手法が変わるだけではなく、採用に対する考え方そのものを見直すきっかけになります。「採用業務が忙しすぎて前に進めない」「やみくもに応募者対応して疲弊している」
そんな状況を脱し、本当に必要な人材にしっかり向き合う時間と余裕を生み出す。
これが、ダイレクトリクルーティングがもたらす“本質的な効率化”の姿です。

もちろん、すぐにすべてを切り替える必要はありません。
まずは「今の採用で、どこに時間がかかっているのか」「どこを改善できるのか」を見つめ直し、
その中に、ダイレクトリクルーティングという選択肢を加えてみる──
それだけでも、採用の成果は大きく変わる可能性があります。

もし社内だけでは難しいと感じたら、ツールの活用や外部パートナーの導入も視野に入れることで、
より早く、より確実に成果を出すこともできるでしょう。

効率化の先にあるのは、“採れる採用体制”の構築です。

時間と手間を削って終わりではなく、成果を最大化するための仕組みをつくる。
その一歩として、今こそ「攻めの採用」＝ダイレクトリクルーティングを取り入れてみてはいかがでしょうか。

ダイレクトリクルーティングについて、こんなお悩みをお抱えの方は、お気軽にご相談ください。
アクシアエージェンシーは、これらの課題を解決し、採用活動の効率化をサポート！専門的な戦略設計から運用まで、短期的な効果を実現できる方法をご提案します。ぜひ、採用活動の成果を一緒に上げていきましょう！

• 1954年のグループ創業以来、幅広い業種・職種での採用に関するノウハウと実績があります。
• スカウト運用だけでなく、全体戦略設計から採用成功に向けた体系的なサポートを提供します。
• 応募数最大化を目指し、効果的なPDCAサイクルの運用・分析対応で短期的な効果を実現します。

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